Design denmark

Design denmarks persondatapolitik

Indledning

Design denmark er en åben alliance af designere, -tænkere og -brugere, som aktivt arbejder for at formidle de positive effekter af design, fremme brugen af design i samfundet, og for at professionalisere egen forretning og faglighed.

Men Design denmark er også en brancheforening med et professionelt sekretariat, der forfølger foreningens overordnede mål, arrangerer relevante events og yder en række konkrete medlemsservices. For at finansiere dette arbejde er foreningen afhængig af medlemmernes kontingentindbetalinger og af at tiltrække potentielle medlemmer, der kan opveje den løbende udskiftning og naturlig afgang af medlemmer.

I den forbindelse er Design denmark sekretariatet nødt til at indsamle, opbevare og behandle persondata. Persondata er defineret som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Persondata kan således være alt fra offentligt tilgængelige oplysninger som navn, adresse og telefonnummer, private informationer som personen frivilligt har overladt Design denmark sekretariatet såsom emailadresser og CPR-numre, til data som er opstået gennem registrering af adfærd og sammenkøring af data.

Design denmark tager din datasikkerhed særdeles alvorligt: Design denmark sikrer at dine persondata bliver behandlet fortroligt, at uvedkommende ikke får adgang til dem, at dine persondata ikke bliver anvendt til andre formål, end dem der er angivet i denne persondatapolitik, samt at behandlingen af persondata i øvrigt sker i overensstemmelse med lovgivningen.

Særlige forhold

Design denmark er en forening registreret med CVR-nummer 31 21 28 55. Foreningen har i 2016 oprettet Business by Design, der fungerer som en økonomisk lokalafdeling i Region Midtjylland med egen bestyrelse, egne vedtægter og CVR-nummer 37 27 65 96.

Derudover fungerer de to enheder som en forening:

  • De to foreninger har sammenlignelige vedtægter, medlemmerne i Business by Design er automatisk medlemmer af Design denmark, mens Design denmark medlemmer bosat i Region Midtjylland automatisk er medlemmer af Business by Design.

Indsamling, opbevaring og behandlingen af persondata er derfor reguleret ved, at begge foreningers vedtægter forpligter sekretariaterne til at leve op til den til hver en tid gældende persondatapolitik i Design denmark.

Design denmark opererer i en branche, hvor målgruppen for medlemskab historisk set er meget ustabil, idét både medlemmer og ikke-medlemmer ofte skifter mellem selvstændig virksomhed, lønarbejde og perioder med arbejdsløshed. Dette betyder, at medlemmer af og til er tvunget til at melde sig ud i kortere eller længere perioder af forskellige årsager, herunder økonomiske, men gerne vil vende tilbage på et senere tidspunkt.

I praksis kan det derfor være svært at vurdere, om et medlem er permanent udmeldt og derfor bør anonymiseres, eller skal betragtes som et potentielt medlem, der bør kontaktes på et senere tidspunkt med tilbud om medlemskab. Men Design denmark sekretariatet har faste kriterier for hvornår tidligere medlemmer skal henholdsvis anonymiseres eller betragtes som potentielle medlemmer, og bestræber sig på så vidt muligt at afklare tvivlstilfælde.

Design denmarks arrangementer er som udgangspunkt eksklusive- og gratis for foreningens medlemmer. Men Design denmark har en “first time is free”-politik, om at lade potentielle medlemmer deltage gratis i et arrangement, så de kan få en forsmag på, hvad de kan få ud af at melde sig ind i foreningen. Sekretariatet fraviger af og til denne politik ved særlige arrangementer, eller på baggrund af en individuel vurdering.

For at kunne kontakte ikke-medlemmer med tilbud om medlemskab og for at håndhæve “First time is free”-politikken, er det derfor nødvendigt fortsat at opbevare og behandle persondata fra ikke-medlemmer efter arrangementets afslutning.

Ansvar og kontaktinfo

Bestyrelsen i Design denmark er valgt af medlemmerne og dataansvarlig ifølge persondataloven. Det vil sige at bestyrelsen har det overordnede ansvar for at sikre, at Design denmark sekretariatet behandler dine persondata i overensstemmelse med lovgivningen og denne persondatapolitik, og eventuelle ændringer i persondatapolitikken skal derfor altid godkendes af bestyrelsen, før de træder i kraft.

I praksis har bestyrelsen ansat direktøren, der er ansvarlig for den daglige drift af Design denmark og Business by Design, herunder blandt andet at de registrerede persondata så vidt muligt er korrekte og ajourførte, at adgangen til persondata er begrænset til medarbejdere, der har et sagligt behov for adgang til oplysningerne, at persondata ikke bliver udleveret til tredjepart uden saglig grund, at risikoen for at persondata går tabt eller bliver hacket bliver begrænset, så vidt det er teknisk muligt, samt at de registrerede personer bliver orienteret indenfor 72 timer efter en eventuel læk af deres persondata.

Spørgsmål om Design denmarks persondatapolitik, samt forespørgsler om adgang til, rettelse, sletning eller anonymisering af dine persondata samt indsigelse mod vores behandling af dine persondata skal sendes skiftligt til Design denmark sekretariatet via info@designdenmark.dk eller per post til Design denmark, Børsen Slotsholmsgade, 1217 København K. Herefter vil sekretariatet svare tilbage så hurtigt som muligt.

Databehandlere

Design denmark benytter sig af standard IT-systemer til indsamling, opbevaring og behandling af persondata. En del af disse er enten fuldstændig cloud-baserede løsninger eller indeholder cloud-baseret backup, for at sikre mod at persondata går tabt.

Design denmark har i den udstrækning det er muligt indgået databehandleraftaler med leverandørerne til disse IT-systemer, der sikrer, at de og deres underleverandører ud i yderste led lever op til Design denmarks Persondatapolitik, udelukkende handler på instruks af Design denmark, og i øvrigt lever op til danske og fælleseuropæiske standarder for behandling og beskyttelse af dine persondata.

Formål med dataindsamlingen

Design denmark indsamler, opbevarer og behandler udelukkende persondata, der er nødvendige for at opfylde foreningens fastsatte formål og understøtte foreningens drift, herunder:

  • Servicere foreningens medlemmer samt udvikle nye medlemsservices.
  • Tilpasse kommunikation og markedsføring til medlemmer og potentielle medlemmer.
  • Sikre tilstrækkelig medlemstilgang til at opretholde foreningen på længere sigt.
  • Føre relevante statistikker og lave målinger, der kan dokumentere effekten af- og bruges til at optimere foreningens arbejde.
  • Leve op til lovkrav, opfylde kontrakter eller andre retlige forpligtelser.

Design denmark vil kun outsource dele af foreningens drift, herunder for eksempel bogholderi, kommunikation, markedsføring og medlemsrekruttering, på baggrund af en skriftlig databehandleraftale, og udelukkende overføre de generelle kundeoplysninger til samarbejdspartnerne, der er absolut nødvendige for disse driftsopgaver.

Hjemmel og samtykke til dataindsamling og –behandling

Ifølge Persondataloven i visse tilfælde hjemmel til at indsamle, opbevare og behandle persondata uden at indhente samtykke, mens det i andre tilfælde kræver frivilligt, specifikt og informeret samtykke fra de registrerede.

I de tilfælde hvor Design denmark har indhentet samtykke, kan du til hver en tid trække det tilbage ved at kontakte Design denmark sekretariatet. Se kontaktoplysninger ovenfor og hvilke regler der gælder for dig og dine personoplysninger her:

Virksomheder

Virksomheder er som udgangspunkt ikke dækket af Persondataloven, og data om disse kan derfor indsamles, opbevares og behandles ubegrænset. Derimod bliver informationer om ejere, ansatte og andre tilknyttede personer betragtet som persondata, der principielt set bør slettes eller anonymiseres, hvis det oprindelige formål er ophørt.

Design denmark vil så vidt det er muligt slette eller anonymisere personer hvis de stopper eller deres virksomhed melder sig ud af Design denmark. I visse tilfælde vil Design denmark dog beholde visse kontaktoplysninger på baggrund af en konkret interesseafvejning. Et eksempel på dette kunne være at beholde offentligt tilgængelige kontaktoplysninger på virksomhedens direktør.

Medlemmer af Design denmark

Design denmark indsamler, opbevarer og behandler almindelige personoplysninger om foreningens medlemmer uden at indhente samtykke, for; at Design denmark og samarbejdspartnere opfylde de services, man har forpligtet sig til overfor medlemmet af Design denmark, kan forfølge en legitim interesse såsom at opfylde foreningens fastsatte formål, og understøtte foreningens drift, eller hvis oplysningerne er nødvendige for at opfylde en retlig forpligtelse.

Derudover indsamler Design denmark CPR-numre på personlige medlemmer, ud fra en legitim interesse i at kunne identificere medlemmerne unikt, samt for årligt at kunne indberette deres fradrag for kontingentindbetalinger til SKAT, da dette må betragtes at være i medlemmernes interesse.

I tilfælde af anmodning om udmeldelse vil Design denmark så vidt muligt kontakte medlemmet telefonisk med henblik på at forklare udmeldelsesprocessen, indhente info om udmeldelsesgrund af statistiske årsager og eventuelt spørge om lov til at sende invitationer til relevante arrangementer i fremtiden samt kontakte medlemmet med tilbud om fornyet medlemskab. Hvis medlemmet inden udmeldelsen har tilmeldt sig et arrangement ved hjælp af den offentligt tilgængelige tilmeldingsformular, der kræver aktivt samtykke til Design denmarks persondatapolitik og giver samtykke til, at Design denmark eller de af foreningen udpegede samarbejdspartnere kan kontakte personen telefonisk med tilbud om medlemskab, samt at få tilsendt emails med invitationer til tilsvarende arrangementer, regnes dette samtykke automatisk som gældende efter medlemmet er udmeldt af foreningen. Bemærk at dette samtykke til hver en tid kan trækkes tilbage ved at kontakte sekretariatet.

Ikke-medlemmer der tilmelder sig arrangementer

For at afholde arrangementer indsamler, opbevarer og behandler Design denmark nødvendige persondata uden at indhente samtykke fra deltagerne med hjemmel i interesseafvejning, da disse persondata er nødvendige for at registrere tilmeldinger, sikre at arrangementet har et passende antal deltagere, sende tilmeldingsbekræftelser, programændringer og efterfølgende informationer så som powerpoint præsentationer, bestille forplejning, printe navneskilte eller deltagerlister ud med mere. Jævnfør ovennævnte ”First time is free”-politik har Design denmark ligeledes en legitim interesse i fortsat at opbevare og behandle ikke-medlemmers persondata uden at indhente samtykke, hvis de har deltaget i et arrangement, for at kunne sikre, at de ikke uretmæssigt deltager i mere end et arrangement.

I forbindelse med tilmelding til arrangementer kræver Design denmark derudover at ikke-medlemmer accepterer at blive betragtet som potentielle medlemmer, det vil sige at de giver samtykke til foreningens persondatapolitik, til at Design denmark eller de af foreningen udpegede samarbejdspartnere kan kontakte personen telefonisk med tilbud om medlemskab, samt at få tilsendt emails med invitationer til tilsvarende arrangementer. Bemærk at samtykke til at blive kontaktet telefonisk eller få tilsendt emails til hver en tid kan trækkes tilbage ved at kontakte sekretariatet, mens samtykke til fortsat opbevaring og behandling af persondata ikke kan trækkes tilbage, hvis først ikke-medlemmet har deltaget i et arrangement.

Potentielle medlemmer

Med hjemmel i Markedsføringsloven identificerer og opsamler Design denmark sekretariatet løbende offentligt tilgængelige kontaktoplysninger på potentielle medlemmer med henblik på at kontakte disse telefonisk for at tilbyde medlemskab. Derudover registrerer sekretariatet øvrige relevante informationer, disse ikke-medlemmer frivilligt giver sekretariatets medarbejdere i løbet af dialogen om medlemskab uden at indhente accept. Bemærk at det er muligt at frabede sig telefonopkald, samt trække eventuelt samtykke til at få tilsendt informationer og invitationer til arrangementer ved at kontakte sekretariatet.

Samarbejdspartnere og andre interessenter

Design denmark registrerer derudover løbende kontaktoplysninger og relevante oplysninger på samarbejdspartnere og andre interessenter uden at indhente accept, idet Design denmark har en legitim interesse i at kunne kommunikere med disse og/eller invitere til relevante arrangementer.

Samarbejdspartnere og andre interessenter kan til hver en tid bede sekretariatet om at ophøre med at sende invitationer, ligesom Design denmark så vidt muligt vil efterleve ønsker om sletning eller anonymisering, i den udstrækning det ikke kolliderer med retlige forpligtelser eller andre legitime interesser, der vejer tungere end den registrerede.

Cookies på Design denmarks hjemmeside

Design denmark indsamler statistik om besøgende på foreningens hjemmesider via standard tredjepartscookies. Disse standardcookies indsamler ikke personhenførbare data, med undtagelse af IP-adresser, der anonymiseres før data bliver lagret. Det vil sige at denne webstatistik er anonym og hverken kan eller vil blive brugt til at overvåge enkeltpersoner.

Opbevaringsbegrænsning

Design denmark bestræber sig på så vidt muligt at leve op til Persondatalovens krav om at slette eller anonymisere persondata, når det oprindelige formål med indsamlingen er ophørt.

Design denmark opbevarer imidlertid persondata og historik på tidligere medlemmer og andre, med hvem der på et senere tidspunkt kan opstå tvister, indtil den generelle forældelsesfrist på tre år er udløbet, samt fem år for personoplysninger der er nødvendige for at leve op til Bogføringsloven.

I særlige tilfælde vil Design denmark efter en individuel vurdering beholde persondata på ubestemt tid som dokumentation i udestående sager, for eksempel hvis et medlem har nægtet at betale udestående kontingent i forbindelse med udmeldelse, eller hvis et tidligere medlem uretmæssigt bruger Design denmarks fællesmærke MDd (Medlem af Design denmark).

Når Design denmark vælger at anonymisere visse persondata skyldes det behovet for at føre statistikker og lave målinger, der kan dokumentere effekten af- og bruges til at optimere foreningens arbejde. Ved anonymisering fjernes alle personhenførbare data samt muligheden for senere at identificere de personer, der ligger bag disse data. Bemærk at Design denmark sekretariatet jævnligt tager backup af medlemsdatabasen for at kunne genetablere denne efter evt. tab eller overskrivning af data. Disse backup-filer bliver slettet efter et år. Det vil sige at persondata først er helt slettet eller anonymiseret efter et år. Hvis Design denmark sekretariatet er nødt til at genetablere hele eller dele af medlemsdatabasen i løbet af dette år, er der derfor en vis risiko for, at anonymiserede eller slettede persondata bliver genimporteret. Design denmark sekretariatet vil så vidt muligt forsøge at undgå at dette sker, samt slette eller anonymisere unødvendige persondata, i den udstrækning det er muligt at finde dem.

De registreredes rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata, få unøjagtige persondata rettet eller slettet, samt gøre indsigelse mod Design denmarks behandling af persondata ved at henvende dig skriftligt til Design denmark sekretariatet. Se kontaktoplysninger ovenfor under ”Ansvar og kontaktinfo”:

  • Du har til en enhver tid ret til at kontakte sekretariatet for at få oplyst, hvilke data foreningen behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad Design denmark anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe Design denmark opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang Design denmark videregiver data i Danmark og i udlandet.
    Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
  • Hvis du mener, at de persondata, Design denmark behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til sekretariatet med en beskrivelse af hvori unøjagtigheden består, og hvordan de kan rettes.
  • I nogle tilfælde vil Design denmark have en forpligtelse til at slette eller anonymisere dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som Design denmark indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet eller anonymiseret. Du kan også kontakte sekretariatet, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet slettet eller anonymiseret dine persondata, undersøger sekretariatet, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer, sletning eller anonymisering så hurtigt som muligt.

  • Du har ret til at gøre indsigelse mod Design denmarks behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod foreningens videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger sekretariatet for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Download PDF med hele persondatapolitikken

Kommende arrangementer